War room

Werken aan groei in de war room
Je zit boordevol ambitie en ideeën. En het komt er maar niet van om de daad bij het woord te voegen en aan de slag te gaan. Herkenbaar? Dan is de war room misschien iets voor jou en je team. 

Maak je plan en kick-start de uitvoering
Een actieplan maken is geen momentopname maar een proces. Zo is een jaarlijkse strategie-sessie op de hei eigenlijk alleen zinvol als je de follow-up goed organiseerd. Het verschil tussen mislukken of slagen van je plan is immers vooral een kwestie van executie. Wil je voortvarend met je team aan de slag, dan is het creëren en inrichten van een war room een goede aftrap voor het maken van een actieplan.

De war room is een fenomeen uit de militaire wereld: een kamer waar een top-team op basis van essentiële informatie en overzicht samen betere besluiten neemt. Om welk actieplan het ook gaat: je jaarplan, een commercieel offensief, het betreden van nieuwe markten of een strategie voor de komende jaren. De war room als ruimte belichaamt dat actieplan en moedigt je aan om regelmatig bij elkaar te komen om samen de voortgang te monitoren, besluiten te nemen, problemen op te lossen en de koers en je activiteiten bij te sturen.

De war room zorgt ervoor dat de de ambitie benoemt, de koers bepaalt, betere besluiten neemt en zo betere business-resultaten behaalt. 

Wat is een war room?
De war room is een commando-kamer. De werkruimte waar een team zich volledig kan concentreren op een belangrijke uitdaging. De wanden in de ruimte worden gebruikt om alle belangrijke informatie te presen- teren. Zoveel mogelijk visueel, zodat de war room functioneert als een cockpit, een soort dashboard op basis waarvan je als team de koers bepaalt en in de gaten houdt. Je omringt jezelf met zinvolle informatie en met inspiratie. Je creëert overzicht, komt samen tot inzicht en krijgt daardoor grip op de situatie. 

Wat levert een war room je op?
- Markeert ambitie en creëert momentum ('We gaan aan de slag').
- Stimuleert teamgeest en bundelt talenten en vaardigheden.
- Faciliteert het maken én uitvoeren van een actieplan.
- Helpt de informatie-overload organiseren en zorgt voor focus op wat essentieel is.
- Maakt het nemen van beslissingen eenvoudiger en praktischer.
- Verbetert de kwaliteit van beslissingen. Verbetert de productiviteit van management.
- Leidt tot effectieve besluitvorming.
- Helpt de aandacht te verleggen van risico-mijden naar kansen identificeren en benutten. 

Hoe ziet een war room eruit en hoe is hij ingericht?
De war room is geen chique kamer. Sterker nog: een ruimte zonder ramen – bij wijze van spreken in de kelder - fungeert juist het best. Daar kun je de wanden ten volle benutten als displays voor informatie en inspiratie. En daar zijn geen invloeden van buiten die kunnen afleiden. Naast de informatie die is gerangschikt op drie of vier 'thema-wanden' vinden we in de war room een hoge werktafel, internet-toegang en toegang tot de relevante bedrijfs-databases via een laptop en een projectiescherm met een beamer. Verder staat er een militaire veldkist met al het materiaal dat nodig is om met elkaar ideeën en oplossingen te creëren zoals markers en post-it's. Op flipover-standaards of een whiteboard kan het team zijn gedachten structureren en uitwerken.

Op basis van welke onderwerpen navigerer je in de war room?
- Visie, ambitie en missie
- Informatie over klanten en prospects
- Gegevens over de markt en concurrenten
- Je eigen prestaties 

© Robin van Lohuizen