Waarom je te veel prioriteiten hebt

Vraag een ondernemer waar hij mee bezig is en de kans is groot dat je een lange lijst krijgt. Een nieuwe medewerker. Een lastig klantdossier. Een IT-project. Een vacature. Een prijsverhoging. Een nieuw product. Een proces dat beter moet. Een verhuizing. Een overname. En terwijl hij het vertelt, schieten er waarschijnlijk nog drie dingen te binnen.

Dat is vaak ook precies de reden waarom ondernemers succesvol zijn. Ze zien kansen. Ze zien mogelijkheden. Ze zien dingen die beter kunnen. Alleen ontstaat er op een gegeven moment een probleem. Want een bedrijf met twintig medewerkers kan veel tegelijk doen. Een bedrijf met tachtig medewerkers denkt vaak dat het ook veel tegelijk kan doen. Maar ondertussen wordt het werk verdeeld over afdelingen, teams en mensen die allemaal hun eigen prioriteiten hebben.

Ik kom regelmatig MT’s tegen met een indrukwekkende lijst aan plannen. Over ieder onderwerp is goed nagedacht. Voor ieder project is een logische reden. Niemand zit bewust tijd te verspillen. Toch gebeurt er iets opvallends. Mensen werken hard. Agenda’s zitten vol. Overleggen stapelen zich op. En drie maanden later blijkt dat er verrassend weinig echt is afgerond. Veel onderwerpen zijn begonnen. Weinig onderwerpen zijn afgemaakt.

Dat komt meestal niet doordat mensen lui zijn. Ook niet doordat ze onvoldoende discipline hebben. Er zijn gewoon te veel dingen tegelijk belangrijk gemaakt. Daardoor raakt de aandacht versnipperd. De commercieel directeur werkt aan iets anders dan operations. Operations werkt aan iets anders dan HR. En het MT probeert ondertussen alles tegelijk vooruit te duwen. Iedereen rent. Maar niet altijd dezelfde kant op.

Het gevolg zie je snel genoeg. Projecten lopen uit. Actiepunten schuiven door. Deadlines worden verplaatst. Mensen raken gefrustreerd. Niet omdat ze niets doen. Juist omdat ze zoveel doen. En ondertussen ontstaat het gevoel dat het bedrijf drukker wordt, maar niet sneller vooruitgaat.

De bedrijven die ik zie versnellen, doen vaak iets wat verrassend simpel klinkt. Ze kiezen. Niet één keer per jaar tijdens een heidag. Maar iedere week opnieuw. Ze durven goede ideeën uit te stellen. Ze durven kansen te laten liggen. Ze durven tegen elkaar te zeggen: dit is belangrijk, de rest wacht even.

Dat klinkt eenvoudig. In de praktijk blijkt het voor veel ondernemers een van de moeilijkste dingen die er zijn. Want bijna iedere kans voelt waardevol. Bijna ieder project lijkt urgent. Bijna alles heeft een goed verhaal.

Maar focus ontstaat niet door meer dingen toe te voegen. Focus ontstaat op het moment dat je besluit wat je voorlopig niet gaat doen.

Herken je dit in jouw organisatie? Plan dan een telefonische kennismaking van 30 minuten. Dan bespreken we waar het werkelijk schuurt en welke stap als eerste gezet moet worden.